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Innerhalb unserer Gruppe nehmen wir sowohl die Funktion des Vermittlers als auch die des Bevollmächtigten wahr. Unser Geschäftsbetrieb ist so strukturiert, dass die Geschäftsprozesse unserer Vermittlungs- und Bevollmächtigungsaktivitäten voneinander getrennt sind. Unsere Vermittlungs- und Bevollmächtigungsaktivitäten sind in verschiedenen juristischen Einheiten mit getrennten Jahresabschlüssen organisiert
Obwohl die Geschäftsprozesse und Verantwortlichkeiten klar getrennt sind, gibt es keine eindeutige Trennung der Aufgaben zwischen unseren Brokerage- und Proxy-Aktivitäten, was den von uns angestrebten Effizienzvorteil beeinträchtigen würde. Die Geschäftsprozesse und Verantwortlichkeiten sind in unserem elektronischen Wissensportal beschrieben.
Trotz der von uns getroffenen Maßnahmen kann es zu einer Konfliktsituation zwischen unserer Position als Bevollmächtigter und unserer Position als Vermittler kommen. Hierfür haben wir die folgenden Grundsätze formuliert:
- Der Generaldirektor ist letztlich für die Bevollmächtigungspolitik verantwortlich;
- Wenn die in unseren elektronischen Wissensportal-Dokumenten genannten Verfahren, Arbeitsanweisungen und andere nicht klarstellen, wie in einer bestimmten Situation (im Hinblick auf die erteilten Vollmachten) gehandelt werden muss, entscheidet der Geschäftsführer;
- Es werden Entscheidungen getroffen, die von den im elektronischen Wissensportal, in den Arbeitsanweisungen und anderen Dokumenten genannten Verfahren abweichen:
- Im Rahmen der erteilten Vollmachten nach (schriftlicher) Genehmigung des Geschäftsführers;
- Entgegen den Befugnissen der mit (schriftlicher) Genehmigung des Erlaubnis des Geschäftsführers und des Auftraggebers erteilt wurden.
- Die Entscheidung oder die Zustimmung des Geschäftsführers und, falls erforderlich, die Zustimmung des Auftraggebers werden aufgezeichnet und archiviert.